• Start
  • Blog
  • Studenten hebben recht op veilige informatie
Radboud Universiteit

Studenten hebben recht op veilige informatie

Toen Ger Boonen ruim zes jaar geleden in dienst trad bij de Radboud Universiteit, was daar net de keus gemaakt om met OSIRIS te gaan werken. De implementatie moest nog beginnen en daar kon Ger als hoofd onderwijsbureau bij de faculteit Natuurwetenschappen meteen aan meewerken. Intussen maakt de Radboud Universiteit gebruik van verschillende modulen van OSIRIS en is Ger directeur Studentenzaken.

Ger Boonen
Ger Boonen

‘We hebben hier in Nijmegen te maken met zo’n 20.000 studenten en met al die studenten wordt door de universiteit gecommuniceerd. Hiertoe wordt voor de studenten een uniek mailadres aangemaakt, maar in de praktijk blijkt dat bijna de helft van de studenten de mail automatisch laat doorsturen naar een privémailadres. In het licht van informatieveiligheid en privacy is dat geen optimale situatie.'

Studenten lezen hun mail niet

Wat ook naar voren kwam, is dat studenten niet al hun mail lezen. De diversiteit van de berichten die door de universiteit werd gestuurd, was zo groot, dat studenten het overzicht verloren en regelmatig belangrijke berichten weg klikten. Niet zo verwonderlijk, als je bedenkt dat het de ene keer ging om een bindend studieadvies en de andere keer om het nieuwe weekmenu in de mensa. Daarnaast bleek dat de studenten de documenten die ze zouden moeten bewaren, regelmatig kwijtraakten.

Centraal studentendossier

Zo’n drie jaar geleden ontstond hier het idee van een elektronisch studentendossier. Het lag voor de hand om dit onder te brengen in OSIRIS, maar daar was nog wel wat extra inspanning voor nodig. Met OSIRIS DOCUMENT werd het mogelijk om alle informatie van, voor en over de studenten in een centraal dossier veilig op te slaan. Alle verschillende partijen die met de student te maken hebben, zijn geautoriseerd om informatie in te zien en toe te voegen. 

3 verschillende vormen van informatie

Om te zorgen dat er alleen relevante informatie in het elektronisch studentendossier wordt bewaard, onderscheiden we drie verschillende vormen van informatie:

  • Formele informatie
  • Algemene informatie
  • Nice-to-have informatie.

Alleen formele informatie komt in het studentendossier terecht. Algemene informatie is er voor iedereen en hoeft dus niet in een persoonlijk dossier te worden bewaard. Nice-to-have is niet-noodzakelijk informatie, zoals het nieuwe weekmenu in de mensa.

Net als Mijn Overheid

In het kader van veiligheid en maatwerkcommunicatie, hebben we vervolgens een andere manier van communiceren toegepast. In plaats van alle informatie te mailen, krijgen de studenten nu een bericht dat er informatie voor ze klaar staat in hun dossier. Dat bericht kan via mail of via een app worden verzonden. Pas nadat ze zijn ingelogd op hun dossier, krijgen ze de inhoud te zien. Het werkt vergelijkbaar als Mijn Overheid. Omdat OSIRIS alle gegevens van alle studenten heeft, kan je eenvoudig informatie met bepaalde groepen delen, zoals alle studenten Biologie.

Veilige communicatie met het buitenland

Een bijkomend voordeel is dat we op die manier ook veilig en verantwoord met aankomende studenten uit het buitenland kunnen communiceren. Voor hen maken we dan een afgeschermde omgeving binnen OSIRIS Aanmelding aan, waar ze alvast hun gegevens en documenten kunnen invoeren en waar we met ze kunnen communiceren over hun aanmelding en toelating.

Recht op veilige informatie

OSIRIS wordt intussen door het leeuwendeel van de universiteit gebruikt voor de communicatie met studenten. Hier en daar worden er nog documenten per mail verzonden. Ik werk aan de bewustwording van studenten dat ze recht hebben op een veilige informatievoorziening en dus ook mogen eisen dat alle formele informatie via het studentendossier in OSIRIS verloopt.’

 

Amsterdam

De Ruyterkade 7
1013 AA Amsterdam
+31 (0)88 - 654 35 00

Breda

Claudius Prinsenlaan 146 A
4818 CP Breda
+31 (0)88 - 654 34 00

Nieuwsbrief

Schrijf u in voor onze nieuwsbrief!

CACI maakt gebruik van cookies op haar website, onder meer om uw ervaring op onze website te verbeteren.
Door onze website te gebruiken, gaat u akkoord met het gebruik van deze cookies.
Akkoord