Erasmus Universiteit

OSIRIS Debiteur bij Erasmus Universiteit: Pionieren heeft voor- en nadelen

Toen tijdens de OSIRIS klantendag in het najaar van 2018 een presentatie werd gegeven over OSIRIS Debiteur, was een aantal aanwezigen van Erasmus Universiteit Rotterdam meteen enthousiast over de functionaliteiten. Het duurde dan ook niet lang dat de eerste voorbereidingen werden getroffen om met de implementatie van deze nieuwe module aan het werk te gaan. Ilona Heeres, adviseur voor onderwijsapplicaties en Stella Verbrugge, hoofd administratie vertellen samen over de manier waarop ze dit hebben aangepakt.

Stella Verbrugge
Stella Verbrugge

Draagvlak creëren

‘We houden er niet zo van om mensen hier iets op te leggen. Dat werkt niet. Dus hebben we de besluitvorming over de implementatie van OSIRIS Debiteur voorbereid door met verschillende afdelingen in gesprek te gaan: financiële afdeling, studentenadministratie, international office en natuurlijk de verschillende faculteiten. We hebben ze allemaal gevraagd: stel dat we dit gaan doen. Wat betekent dit dan en wat levert dat mogelijk op? International office is ook naar Van Hall Larenstein gegaan, waar ze al bezig waren met het implementeren van de module. VHL is weliswaar veel kleiner, maar het proces is voor een deel vergelijkbaar.’

Twilight Zone

‘We kunnen wel stellen dat iedereen er wel brood in zag. We werkten met twee verschillende applicaties die via interfaces aan elkaar waren gekoppeld. Het grote nadeel was dat je nooit een compleet overzicht had over het proces. Het gebeurde regelmatig dat een betaling van een student in de ‘Twilight Zone’ terecht kwam en eigenlijk niemand van ons kon zeggen hoe het precies zat. Je wil natuurlijk dat een student zo gemakkelijk en snel mogelijk zich kan inschrijven en dat werd door die twee gekoppelde applicaties enorm vertraagd.’

Ilona Heeres
Ilona Heeres

Processen aanpassen

‘Niet alle processen pasten één-op-één in OSIRIS Debiteur. Om maximaal rendement te halen uit de mogelijkheden, hebben we goed nagedacht op welke manier we processen moesten aanpassen. Dat gold ook voor financiële processen. We maken bij EUR gebruik van SAP en hebben kritisch gekeken wat we konden inrichten in OSIRIS en wat we in SAP zouden laten. Het kwam erop neer dat alles wat maar mogelijk was, naar OSIRIS is verhuisd. Dit soort casussen hebben we ook besproken met andere instellingen, die ons project met belangstelling volgden.

Live tijdens lockdowm

Op 6 april 2020 waren we klaar om live te gaan. Aanvankelijk wilden we meteen het gehele studiejaar 20-21 openzetten, maar dat vonden we gezien de lockdown niet zo netjes naar onze studenten. Dus zijn we begonnen met de groep die uit zichzelf hun collegegeld betalen, zoals internationale studenten. Sinds 2 juni staat OSIRIS Debiteur open voor alle 30.000 betalingen die we elk jaar verwerken. Het is ideaal om inschrijving en betaling vanuit hetzelfde systeem te kunnen verwerken. Door je landschap te vereenvoudigen, kom je ook gemakkelijker tot oplossingen.’

Pionieren

‘We liepen met de EUR voorop met OSIRIS Debiteur en dat was zowel voor ons als voor CACI af en toe pionieren. Ik vond dat energiegevend. Het voordeel is natuurlijk dat je vooraan staat bij de ontwikkeling en je kunt meedenken over het verrijken van een module. De samenwerking met Gerrit Lauwers en Kees van Nimwegen van CACI verliep goed. Kees is financieel onderlegd en dat praat wel zo gemakkelijk. Nu OSIRIS Debiteur draait, hebben wij overzicht. Op termijn zouden we graag zien dat ook de student kan inzien wat de status is van zijn betaling in OSIRIS Student. Dan maakt de cirkel rond.’

 

CACI bv

De Ruyterkade 7
1013 AA Amsterdam
+31 (0)88 - 654 35 00

Nieuwsbrief

Schrijf u in voor onze nieuwsbrief!