Hanzehogeschool

Hanzehogeschool Groningen zet in op OSIRIS Zaak

Sinds 2016 werkt Rens van der Ploeg als senior functioneel beheerder voor Hanzehogeschool Groningen. Toen in 2018 de wet op persoonsgegevens AVG werd ingevoerd, was dat voor Hanzehogeschool het moment om op zoek te gaan naar een geïntegreerd systeem, waarin data en documenten op een verantwoorde wijze konden worden gedeeld en opgeslagen. Het was een mooie aanleiding om meteen alle faculteiten met hetzelfde pakket te laten werken. 

Rens van der Ploeg
Rens van der Ploeg

Werkbezoek in Utrecht 

‘Toen we ons oog hadden laten vallen op OSIRIS Zaak, zijn we eerst met een afvaardiging van Hanzehogeschool een halve dag naar Utrecht geweest. Daar hebben we op de Universiteit Utrecht tekst en uitleg gekregen over hun ervaringen met OSIRIS Zaak. Hun belangrijkste advies dat we hebben meegenomen is om eerst te zorgen voor een goede procesplaat. Dat hebben we ook gedaan, door klein te beginnen met een proces dat niet te ingewikkeld, maar ook niet te eenvoudig was.’ 

Aanvraag vrijstelling examencommissie 

‘Het eerste project was een aanvraag voor een vrijstelling bij een examencommissie. Nu hebben we er daar best veel van, dus hebben we er drie geselecteerd. Met hen hebben we een proces opgesteld dat voor alle examencommissies zou kunnen werken. Dat hebben we gepresenteerd en vervolgens hebben we de opmerkingen en verbeterpunten verwerkt. Casper Veldhuijzen heeft namens CACI het proces tegen het licht gehouden om te zien of het past in OSIRIS Zaak.’ 

IJskast door Covid-19 

Casper vult Rens aan: ‘Het is heel fijn als door de onderwijsinstelling al goed voorwerk is gedaan. Nu zijn ze bij Hanzehogeschool niet nieuw met OSIRIS en dat scheelt. Na de presentatie aan alle examencommissies zijn we in het voorjaar begonnen met de pilotgroep. Voor dat die pilot was afgerond, wisten we al dat we verder zouden gaan met OSIRIS Zaak en zijn we gestart met pilot 2 ‘Aanvraag hoorzitting bindend studieadvies. Vanwege Covid-19 is dit project tijdelijk in de ijskast gezet en hebben we de pilots 3 en 4 opgestart.’ 

Pilot voor pilot 

‘Pilot 3 betreft een vrij eenvoudige casus en gaat over flexibel onderwijs,’vertelt Rens. ‘De student moet een hokje aanvinken dat hij of zij zich bewust is van het feit deel te nemen aan een experiment. De vraag was nog even of het digitaal aanvinken van een hokje dezelfde rechtsgeldigheid zou hebben als een handtekening. Pilot 4 betreft bijzondere voorzieningen, zoals extra tijd bij een examen vanwege dyslexie. Deze pilot zit in een afrondende fase. Nadat alles in het Engels is vertaald kan ook dit in september live. Nummer 5 wordt het inrichten van aanvragen van subsidie bij het profileringsfonds en aanvragen van studiebeurzen. 

Stap voor stap is het devies 

‘Onze ervaring heeft geleerd dat je OSIRIS Zaak stap voor stap moet invoeren en bij elk project een goede procesplaat nodig hebt,’ besluit Rens. Casper voegt daaraan toe: ‘Een goede samenwerking zorgt voor goed resultaat. Rens en ik sparden wekelijks met elkaar. Hij zorgt voor alle benodigde informatie en creëert draagvlak. Als consultant zorg ik bijvoorbeeld voor de lastige queries en bedenk ik oplossingen voor vragen van de opdrachtgever. En zo komen we samen steeds verder. Intussen heeft Rens zelf alle benodigde kennis en is mijn rol hier beperkt tot een maandelijks overleg.’ 

CACI bv

De Ruyterkade 7
1013 AA Amsterdam
+31 (0)88 - 654 35 00

Nieuwsbrief

Schrijf u in voor onze nieuwsbrief!