Voor veel onderwijsinstellingen behoren stage- en scriptieprocessen tot de meest kritieke onderdelen van het onderwijs. Ze zijn complex, tijdsgevoelig en bevatten vaak veel afzonderlijke stappen die handmatig worden uitgevoerd. Aan de Radboud Universiteit is dat niet anders. Juist daarom koos de universiteit bij de digitalisering van dit proces voor een slimme aanpak. Niet beginnen bij de techniek, maar bij structuur, organisatie en een helder procesontwerp met Osiris Zaak als fundament.
Tijdens het Osiris Zaak Seminar deelden Hasbi Fuadi en Thomas Dessing hoe zij zaakgericht werken hebben ingebed in hun organisatie en waarom dat onder andere bij stage- en scriptieprocessen zo’n verschil maakt.
Een vaste werkwijze als startpunt
“Bij de Radboud Universiteit werken we bij iedere nieuwe zaak volgens hetzelfde principe. We hebben voor ieder project een eigen projectleider, proceseigenaar, key-user en vertegenwoordigers van eindgebruikers. Dat zorgt ervoor dat processen niet versnipperen per faculteit, maar binnen één raamwerk ontwikkeld worden mét ruimte voor noodzakelijke verschillen”, vertelt Hasbi.
Functioneel beheer ontwikkelt de zaken centraal, maar de regie ligt nadrukkelijk bij de proceseigenarenzelf. Thomas: “Die duidelijke rolverdeling vormt de basis voor alle zaken die we inrichten. Hierdoor ontstaat een bestendige manier van werken en geen losse implementatie.”
Een landschap van processen dat steeds verder uitbreidt
Binnen dat raamwerk ondersteunt de Radboud Universiteit inmiddels een breed scala aan processen met Osiris Zaak: van afstuderen tot certificaten, van intakeprocedures tot financiële aanvragen. Hasbi: “Die diversiteit laat zien hoe flexibel de module is, maar ook hoe zorgvuldig je keuzes moet maken. Sommige processen zijn uniform voor alle faculteiten, andere worden per faculteit ingericht wanneer dat didactisch of organisatorisch nodig is.”
Stage- en scriptieprocessen vormden een van de meest logische én urgente processen om te digitaliseren. Voor studenten zijn dit trajecten met grote impact en voor opleidingen zijn het processen waarin veel docenten, beoordelaars en ondersteuners samen moeten werken. In de oude situatie verliepen veel stappen via documenten, e-mails en verschillende portals. Daardoor ontbrak het overzicht. Studenten wisten niet altijd wat er van hen verwacht werd en docenten misten inzicht in de voortgang. Daardoor waren deadlines lastig te bewaken.
Met Osiris Zaak veranderde dat. “We hebben nu het complete proces van aanmelding tot beoordeling inzichtelijk gemaakt. Iedere actor weet welke stap volgt en welke informatie nodig is. Dat maakt het proces efficiënter en veiliger. De stageprocessen zijn indentiek per faculteit opgezet. Gebruikers binnen een faculteit werken steeds met dezelfde stappen en logica”, aldus Thomas.
Groeien in iteraties
De Radboud Universiteit probeerde niet om direct het perfecte proces neer te zetten. Ze ontwikkelden het bewust in opeenvolgende versies. In de eerste versie werd alleen het hoogstnoodzakelijke gedigitaliseerd, met beoordelingsformulieren buiten Osiris. Vervolgens kwam een variant waarbij interne beoordelaars in Osiris werkten. Daarna kwam er nog een versie waarin ook externe beoordelaars volledig binnen de omgeving konden werken.
Hasbi: “De huidige versie integreert zelfs plagiaatscan-systemen, automatische verschilberekeningen tussen beoordelaars, rapportages en de mogelijkheid om zowel interne als externe beoordeelformulieren op één plek te beheren. Door die iteratieve aanpak konden onze faculteiten rustig meegroeien, zonder dat het proces hun dagelijkse werkzaamheden ontwrichtte.” Volgens het duo werkt de aanpak goed, omdat de technische mogelijkheden altijd in dienst staan van het proces. “Alle tools en functionaliteiten worden alleen ingezet wanneer ze iets oplossen wat in de dagelijkse operatie echt nodig. Daardoor blijft de inrichting van onze zaken overzichtelijk en consistent. We combineren functionaliteiten slim om handelingen automatiseren en foutgevoelige stappen te voorkomen”, aldus Hasbi.
Transparantie voor studenten, docenten en ondersteuning
Thomas en Hasbi zien dat Osiris Zaak voor steeds meer inzicht zorgt. Thomas: “Studenten kunnen nu hun complete voortgang volgen, weten welke documenten nog ingediend moeten worden en welke stappen zijn afgerond. Docenten en beoordelaars zien hetzelfde overzicht, maar dan met de onderdelen die voor hun rol relevant zijn. Door die gedeelde transparantie verdwijnt een groot deel van de losse mailwisselingen en vragen die voorheen op verschillende plekken binnenkwamen.”
Het verhaal van de Radboud Universiteit laat zien hoe Osiris Zaak processen digitaliseert. Daarnaast groeit Zaak mee met de onderwijsbehoeften van de Radboud Universiteit. In projecten rondom studentbegeleiding, intakegesprekken en examencommissies wordt het raamwerk steeds opnieuw benut. De sleutel tot hun succes is de combinatie van structuur, flexibiliteit en een iteratieve mindset. Door procesgericht te werken en technische mogelijkheden zorgvuldig in te zetten, ontstaat een systeem dat klaar is voor wat het onderwijs morgen vraagt.
Conclusie
Waar stage- en scriptieprocessen traditioneel veel handwerk kenden, heeft de Radboud Universiteit met Osiris Zaak een transparant en controleerbaar proces neergezet. Door consistent te werken met vaste rollen, een slimme inrichting van het proces en een aanpak waarin kleine stappen leiden tot grote verbeteringen, wordt zaakgericht werken een natuurlijke kracht in het onderwijsproces.