Studenten willen steeds meer in hun eigen tempo studeren, vakken combineren of tijdens hun opleiding van profiel veranderen. mboRijnland ziet deze ontwikkeling als noodzakelijk om studenten beter te ondersteunen bij de leerbehoeften en hen voor te bereiden op een veranderende arbeidsmarkt. Linda de Bruin, informatiemanager onderwijs bij mboRijnland. “De maatschappij verandert. Studenten hebben steeds vaker andere behoeften. Ze combineren een opleiding met werk of mantelzorg. En tijdens hun studie verandert er iets in hun leven, waardoor ze sneller door een traject heen willen of juist meer tijd nodig hebben. We zien ook dat het werkveld flexibeler wordt: beroepen ontwikkelen zich, waardoor sommige studenten naast hun basisopleiding ook extra vaardigheden willen opdoen.”
Solide basis nodig
Toch is het doorvoeren van flexibilisering niet eenvoudig. “Het klinkt mooi: studenten die kunnen kiezen en een opleiding op maat volgen. Maar in de praktijk brengt dat enorme organisatorische uitdagingen met zich mee”, zegt Linda. “Flexibilisering vraagt om een solide administratieve basis. Zonder duidelijke standaarden, structuren en procesafspraken creëer je problemen.”
Een afdeling waar flexibilisering wél al goed werkt, is de VAVO. Bij de VAVO kan de student een diploma vmbo-t, havo of vwo halen. De student kiest op welk profiel ze willen uitstromen en dus welke vakken (certificaten) nodig zijn voor het diploma. Of de student kiest een los vak als aanvulling op een behaald diploma voor een betere doorstroom naar een toekomstige (beroeps-)opleiding.
Hier heeft mboRijnland met Osiris meer flexibiliteit gecreëerd door studenten beter te ondersteunen en de administratieve last voor de organisatie te verlagen. Binnen de VAVO kunnen studenten losse vakken volgen om ontbrekende certificaten te halen en alsnog hun diploma te behalen. “Wat flexibilisering binnen de VAVO mogelijk maakt, is dat de kaders heel duidelijk zijn”, zegt Linda. “Een student weet precies welke certificaten hij nodig heeft en in welk tijdsbestek hij die kan halen. Dat biedt ruimte om flexibel in te spelen op individuele situaties.”
Een student kan bijvoorbeeld besluiten om dit jaar zijn wiskunde-examen in Gouda te doen en volgend jaar biologie in Groningen. VAVO is al jaren erg flexibel. Studenten hebben de mogelijkheid om certificaten verspreid over locaties of in verschillende tijdspaden te behalen door te kiezen voor een een- of tweejarig traject voor een vak. De landelijke standaard en duidelijkheid over examens, maken het eenvoudiger om daar verder te flexibiliseren.
Meer grip op flexibel proces
Voorheen verliep veel van deze administratie rondom de VAVO nog handmatig. Studenten schreven zich in via formulieren buiten Osiris en medewerkers hielden bij welke vakken zij volgden via Excel-lijsten. Dit leidde tot foutgevoeligheid en inefficiënte processen.
Dit proces heeft mboRijnland met Osiris nu volledig geautomatiseerd. Sam Vergeer, functioneel beheerder Osiris bij mboRijnland: “De administratie koppelt de studenten direct aan het juiste examenprogramma en de vakken die zij hierbinnen gaan volgen. Deze informatie wordt direct verwerkt en gekoppeld aan het roosterprogramma. Iedere dag draaien er koppelingen die inschrijvingen vertalen naar lesgroepen en roosters. Wijzigt een student zijn vakkenpakket? Dan wordt dit weer aangepast in Osiris en ons roosterprogramma, zonder dat er handmatig werk nodig is.
“Voorheen moesten medewerkers wijzigingen handmatig doorvoeren in roosters”, zegt Sam. “Dat kostte veel tijd en vergrootte de kans op fouten. Nu ziet de student na een aanpassing is Osiris de volgende dag de aanpassingen direct in zijn rooster.”
Lessen voor MBO-opleidingen: flexibiliteit zonder chaos
Naast de flexibilisering binnen het VAVO, experimenteerde mboRijnland met flexibilisering binnen de MBO-opleidingen. Maar daar stuitten ze op andere uitdagingen. “In het MBO hebben we niet te maken met vakken met een landelijke standaard, maar met leertrajecten die een student wil verbreden, verdiepen, soms wil verlengen of versnellen”, legt Linda uit. “Dat maakt het ingewikkelder. Als je bij VAVO een vak afrondt, heb je een certificaat. Bij MBO draait het om een totaalplaatje: een student moet niet alleen onderwijs formatief afronden, maar ook stages en praktijkopdrachten volbrengen en daarnaast ook nog examens maken. Dat maakt flexibilisering complexer.”
Een van de grootste struikelblokken was de grote mate van interpretatieruimte binnen het MBO. “We zagen dat flexibilisering binnen onderwijsteams verschillend werd opgepakt”, zegt Linda. “Door het ontbreken van een duidelijk werkproces, werd een goede systeemondersteuning onhaalbaar.”
Een ander probleem was dat studenten soms te veel keuzevrijheid kregen. “Ze konden kiezen uit talloze opties, maar hadden toch begeleiding nodig om keuzes af te wegen en hun leerpad goed te organiseren”, zegt Linda. “En onze docenten en studiebegeleiders vonden het lastig om overzicht te houden zonder een goede systeemondersteuning.”
Eerst kaders, dan flexibiliseren
De experimenten leverden waardevolle inzichten op. De belangrijkste les is dat flexibilisering alleen succesvol kan zijn als er vooraf heldere kaders zijn. “We moeten eerst bepalen wat we onder flexibilisering verstaan en hoe we het willen ondersteunen”, zegt Linda. “En daar zijn we nu als school op aan het doorontwikkelen.”
Daarnaast is het essentieel om een standaard te creëren binnen de organisatie. “We kunnen niet werken met vijftig onderwijsteams die allemaal hun eigen variant van flexibel onderwijs hanteren. Er moet een gezamenlijk kader zijn waarbinnen flexibilisering plaatsvindt. Dat betekent niet dat alles hetzelfde moet zijn, maar we moeten wel richting geven aan de keuzes die studenten kunnen maken.”
Een ander belangrijk inzicht is dat systemen zoals Osiris flexibilisering kunnen ondersteunen, maar niet de oplossing op zich zijn. “Je kunt de mooiste digitale omgeving hebben, maar als de processen niet kloppen, dan werkt het niet”, zegt Linda. “Daarom nemen we nu de tijd om eerst de juiste randvoorwaarden te definiëren.”
Wat doen we nu en wat kan beter?
mboRijnland heeft veel geleerd van de experimenten met flexibilisering. “Flexibilisering is geen doel op zich”, concludeert Linda. “Het moet bijdragen aan beter onderwijs en een betere studentbeleving. We weten nu dat we niet zomaar kunnen zeggen: ‘Hier heb je keuzevrijheid, regel het zelf maar.’ Studenten hebben begeleiding nodig en wij als onderwijsinstelling moeten zorgen dat we het proces goed organiseren. We gaan nu eerst vaststellen hoe we flexibilisering op een manier kunnen inrichten die werkt voor studenten én voor de organisatie. Pas als die basis er is, kunnen we de volgende stap zetten.”