Het Nova College is sinds enkele weken live met Osiris. Het studenteninformatiesysteem speelt een belangrijke rol in de automatisering en standaardisering van onderwijsprocessen binnen de mbo-instelling. Agnes, informatiemanager en projectleider bij Nova College, blikt terug op het traject en deelt haar inzichten. “Met Osiris leggen we de basis voor flexibeler en efficiënter onderwijs, helemaal gericht op de toekomst.”
Agnes, hoe ben je betrokken bent geraakt bij dit project?
“Ik werk nu zo’n drie jaar bij het Nova College als informatiemanager. Vrij snel nadat ik begon, kwam het SIS-project op mijn pad. Mijn voorganger had al een inventarisatie gedaan naar de mogelijkheden van een nieuw studenteninformatiesysteem. Het gebruik van Magister voldeed niet meer aan onze behoeften. Daarom werd het duidelijk dat we een aanbesteding moesten starten. Dat traject heb ik met veel enthousiasme opgepakt, mede omdat ik een achtergrond heb in IT en projectmanagement. Ik vond het ook interessant om een aanbestedingstraject van dichtbij mee te maken en te begeleiden.”
Kun je iets vertellen over de uitdagingen die jullie hadden en hoe dat leidde tot de keuze voor Osiris?
“Met ons oude SIS liepen we tegen een aantal beperkingen aan. De belangrijkste reden was dat het systeem niet verder ontwikkeld werd voor het mbo. Daarnaast bood het te weinig functionaliteit. Het was moeilijk om belangrijke processen te automatiseren. Dat leidde tot een wirwar van Excel-lijsten en e-mails naast de bestaande omgeving. Er was een sterke behoefte om meer structuur en uniformiteit aan te brengen.”
“Dat was voor ons de aanleiding om een nieuw systeem aan te schaffen”, vervolgt Agnes. “Samen met drie andere mbo-instellingen hebben we een programma van eisen opgesteld. Daarna zijn we individueel verdergegaan en drie leveranciers schreven zich in voor de aanbesteding. Uiteindelijk bleek CACI met Osiris de enige partij die volledig voldeed aan onze eisen.”
Wat maakt Osiris een geschikte keuze voor het Nova College?
“Osiris is een uitgebreid en toekomstbestendig pakket. Het fungeert niet alleen als bronsysteem voor studentgegevens, maar ook als een platform waarin we processen kunnen automatiseren. Dat is precies waar we naar zochten. Het systeem sluit goed aan bij ontwikkelingen in het mbo. Zo zien we dat steeds meer instellingen bewegen naar flexibeler en modulair onderwijs. Osiris biedt bijvoorbeeld de mogelijkheid om gegevens van studenten gedurende hun hele studieloopbaan op één plek inzichtelijk te maken. Dat helpt ons om efficiënter te werken en de kwaliteit te verhogen.”
Hoe verliep de implementatie en welke uitdagingen kwamen jullie tegen?
“De implementatie was intensief en uitdagend. Op advies van CACI hebben we het project opgedeeld in vier deelprojecten: inrichting, datamigratie, techniek & integratie en testen & invoering. Vooral de inrichting vergde meer tijd. Voorafgaand aan de implementatie hebben we met werkgroepen alle workflows van onze processen uitgeplozen. Bijvoorbeeld: hoe we aanvragen voor vrijstellingen behandelen, hoe stages worden georganiseerd en hoe SLB-gesprekken worden gepland. Dat laatste is een mooi voorbeeld van een proces dat nu is geautomatiseerd. Studenten kunnen via een datumprikker in Osiris zelf een afspraak plannen, wat zowel voor hen als voor de docenten veel efficiënter werkt.
Ook het proces rondom beroepspraktijkvorming (BPV) is verbeterd. Voorheen werd dat geregeld via losse lijstjes en e-mails. Nu kunnen studenten binnen Osiris aangeven waar ze stage willen lopen en dat is direct inzichtelijk voor begeleiders en andere betrokkenen. Dit zorgt voor meer overzicht en minder fouten.
Toch was het geen eenvoudige klus. Osiris biedt veel mogelijkheden en dat vraagt een behoorlijke aanpassing voor onze medewerkers. We hebben onderschat hoeveel training en begeleiding nodig was om iedereen vertrouwd te maken met het systeem.”
Welke resultaten zie je al?
“Het systeem biedt nu al voordelen. Gegevens worden centraal opgeslagen en processen zijn gestroomlijnd. Alles zit nu in één systeem in plaats van in losse bestanden en e-mails. Ook zien we dat de automatisering van processen tijd gaat besparen en de kans op fouten vermindert.
Tegelijkertijd zitten we nog midden in de afronding. Zo zijn we nog druk bezig met het inrichting van processen en het vaststellen van de juiste autorisaties voor alle functies binnen onze organisatie. Dat geeft wat weerstand, maar ik weet zeker dat het goedkomt. We werken er met man en macht aan om de inrichting te optimaliseren.”
Wat zijn de lessen die jullie hebben geleerd, en welke tips heb je voor andere onderwijsinstellingen?
“Er zijn in mijn ogen een paar belangrijke lessen die we hebben geleerd.
- Inventariseer je processen goed: het helpt enorm om vooraf alle workflows te beschrijven en te standaardiseren. Dit hebben wij gedaan en dat heeft z’n vruchten afgeworpen.
- Spreid de kennis: te veel vertrouwen op een paar mensen kan leiden tot problemen. Zorg voor een breed team dat het systeem begrijpt. Wij hadden een te klein team, waardoor we veel externe hulp in moesten schakelen tijdens het project.
- Training is cruciaal: wij hadden achteraf meer aandacht moeten besteden aan het trainen van beheerders en key users. Laat gebruikers niet alleen kijken naar een systeem, maar geef ze de kans om zelf aan de knoppen te zitten. Dat zorgt ervoor dat kennis beter beklijft.”
Hoe kijk je naar de toekomst met Osiris?
“Ik ben ervan overtuigd dat Osiris ons veel gaat opleveren. Het helpt ons om efficiënter en uniformer te werken. Mijn rol in dit project loopt bijna af, maar ik weet zeker dat het Nova College met Osiris klaar is voor de uitdagingen van de toekomst.”
Tot slot, wat zou je meegeven aan andere onderwijsinstellingen?
“Neem de tijd om je processen goed in kaart te brengen, zorg voor voldoende training en begeleiding, en werk nauw samen met je leverancier. Een systeem zoals Osiris biedt enorme kansen, maar het vraagt ook een goede voorbereiding en samenwerking. Als je dat op orde hebt, kun je grote stappen maken in het verbeteren van je onderwijsprocessen.”