Het laatste seminar van 2025 stond in het teken van een bijzondere mijlpaal: het tienjarig bestaan van Osiris Zaak. In een tijd waarin onderwijsinstellingen steeds meer processen willen digitaliseren en optimaliseren is Osiris Zaak steeds vaker een belangrijke spil. In Apeldoorn werd teruggeblikt op tien jaar ontwikkeling en vooruitgekeken naar wat de toekomst brengt. Met inspirerende bijdragen van Marloes Venema (CACI), Sander Sleeckx (COG), Hasbi Fuadi en Thomas Dessing (Radboud Universiteit) en Pieter Boon (CACI) was het een middag vol inzichten, praktijkervaringen en enthousiasme.
Een flexibele bouwdoos die blijft groeien
Tijdens de opening schetste gastvrouw Nathalie van Sterkenburg hoe Osiris Zaak zich in tien jaar heeft ontwikkeld van een klantvraag tot een volwaardige module. “Zaak is als een bouwdoos”, zei ze. “Flexibel, maar het vraagt wel om kritisch nadenken over hoe je processen inricht.”
Marloes Venema (CACI) liet in vogelvlucht zien hoe Zaak uitgroeide van een idee bij Avans tot een module die inmiddels bij 54 onderwijsinstellingen draait. De kracht zit volgens haar niet in de techniek alleen, maar in hoe mensen ermee werken: “Zaak brengt rust, regie en resultaat.” Ze gaf een korte blik op de toekomst met meer automatisering, een betere aansluiting op het Osiris-datamodel en de eerste ideeën voor AI-toepassingen.
‘Belangrijk om het hele proces te overzien’
Sander Sleeckx (COG en ROC A12) nam de zaal vervolgens mee in de praktijk van procesoptimalisatie. Zijn boodschap: begin niet met bouwen, begin met begrijpen. “Een zaak is altijd verbonden aan een bedrijfsproces”, legde hij uit. “Je kunt pas digitaliseren als je het hele proces overziet.”
Bij COG zijn sinds begin 2024 dertien zaken gebouwd en meer dan 6.000 processen met die zaken afgerond. Het succes komt voort uit een grondige aanpak: processen in kaart brengen, draagvlak creëren en alle stakeholders betrekken. “Een duidelijk beeld van wat er nu gebeurt inclusief doorlooptijden en knelpunten is essentieel.”
In de tips-en-tricks-sessie deelde Sander praktische lessen: werk met dynamische formulieren, gebruik de expertmodus voor flexibele zaakregels en wijs behandelaars slim toe op basis van profiel en autorisatie. Dat levert niet alleen snellere doorlooptijden op, maar ook minder herstelacties. Toch stopt het werk niet bij de livegang. “Een zaak is nooit af”, benadrukte hij. “Door evaluatie en data-analyse kun je continu verbeteren.”
Radboud Universiteit: één structuur, vele processen
Een van de meest uitgebreide praktijkvoorbeelden kwam van Hasbi Fuadi en Thomas Dessing van de Radboud Universiteit. Zij lieten zien hoe de universiteit zaakgericht werken heeft ingebed in de organisatie. “Functioneel Beheer ontwikkelt centraal, maar iedere zaak is een project op zich”, legde Thomas uit. “We werken met vaste rollen: een projectleider, een proceseigenaar, een key-user en eindgebruikers. Die structuur zorgt voor duidelijkheid en eigenaarschap.”
De universiteit gebruikt Osiris Zaak inmiddels voor uiteenlopende processen van afstuderen en certificaten tot scripties, stages en fondsen. Vooral de stage- en scriptieprocessen bleken een uitdaging: veel handmatige handelingen, strakke deadlines en gevoelige data.
Met Osiris Zaak is dat nu één transparant proces geworden. Hasbi toonde hoe verschillende versies van het beoordelingsproces zijn ontwikkeld van eenvoudige aanmeldformulieren tot een volledige integratie met plagiaatscans en automatische cijferberekeningen. “We zijn begonnen met iets kleins”, zei hij. “Inmiddels hebben we een robuuste, veilige en goed beheersbare workflow die studenten, docenten en administratie dichter bij elkaar brengt.”
Van blokkendoos naar best practice
Pieter Boon (CACI) sloot de middag af met vijf inzichten uit tien jaar werken met Osiris Zaak. Zijn belangrijkste punt: begin niet met bouwen, maar met begrijpen. Een zaak staat of valt met een goede stakeholderanalyse, helder eigenaarschap en duidelijke afspraken over rollen. Daarnaast benadrukte hij dat Zaak meer is dan een product. Het verandert hoe teams samenwerken, en vraagt om expliciete verantwoordelijkheden en communicatie.
Ook waarschuwde Pieter dat complexiteit niet hetzelfde is als kwaliteit. Instellingen doen er goed aan bewust te kiezen wanneer zij uitzonderingen willen ondersteunen en wanneer eenvoud beter werkt. Verder wees hij op het belang van beheer. Door ontwerpkeuzes vast te leggen en gebruik te monitoren, blijft een zaak beheersbaar en consistent. Tot slot riep hij onderwijsinstellingen op om het samen te doen. Door kennis te delen en bij elkaar te sparren, komen instellingen sneller tot betere, herbruikbare oplossingen.
Nooit klaar met zaakgericht werken
Tijdens de afsluitende borrel werd duidelijk hoe breed het enthousiasme is. Van mbo tot universiteit zien instellingen Osiris Zaak als de ruggengraat van hun onderwijsprocessen. De kracht zit in samenwerking tussen mensen, afdelingen en instellingen. Carla Reijntjes van Hogeschool de Kempel verwoordde het mooi: “Met Osiris Zaak wordt het digitaliseren van processen makkelijker én leuker!”
Wil je processen verder optimaliseren en digitaliseren met Osiris Zaak, heb je een vraagstuk, zoek je expertise of wil je sparren over de mogelijkheden? Neem dan gerust contact op met je accountmanager voor advies of een training op maat!