Een paar jaar geleden kwam het team Functioneel Beheer van de Haagse Hogeschool flink onder druk te staan. Toen werd er budget vrijgemaakt voor ondersteuning vanuit CACI en in september 2022 gingen de eerste consultants er aan de slag. Nu, zo’n anderhalf jaar verder, heeft het team van Annemiek van Egmond voldoende kennis en capaciteit om de klus zelfstandig te klaren. Samen met teamleden Eugène van den Boom en Florentine Nauta kijkt ze terug en blikt ze vooruit.
“Het besluit om extra ondersteuning vanuit CACI in te huren, kwam niet van mij. Toen ik hier in mei 2023 de rol van Teamleider Functioneel Beheer overnam, was dit al in gang gezet”, begint Annemiek. “Tegelijk met de ondersteuning van CACI zijn we hier aan de slag gegaan met het opnieuw inrichten van het team. Op basis van de verschillende onderdelen van OSIRIS hebben we kennisgebieden gedefinieerd en die in een matrix verwerkt met verantwoordelijke teamleden. Nu heeft elk kennisgebied twee teamleden en een derde als back-up. Op die manier moeten kennis en ervaring voor de toekomst zijn geborgd. En ook al is de structurele ondersteuning van consultants vanuit CACI afgerond, is het voor ons heel fijn om te weten dat we altijd weer een beroep op hen kunnen doen als we tijdelijk tekort komen in kennis of capaciteit.”
Balans in het werk
“Naast de kennismatrix hebben we ook de jaarcyclus opnieuw ingericht. We werken hier in het onderwijs en dat betekent elf weken vakantie. Tel daar nog wat verzuim bij en je weet dat een jaar zo voorbij is. We werken nu met concrete teamdoelen in een structuur van tweewekelijkse sprints met een scrummaster. Het is zaak om het werk zo te verdelen dat er een goede balans is en je pieken met extra werkdruk zoveel mogelijk voorkomt.”
Vraagbaak
Florentine gaat verder: “Voor mij was het heel fijn dat de consultants van CACI hier waren, toen ik vorig jaar september begon. Ik werk al langer binnen de Haagse Hogeschool, maar functioneel beheer was nieuw voor mij. Samen met twee collega’s ben ik verantwoordelijk voor Studievolg. Mijn twee collega’s hebben al wel ervaring als key user. De consultants hebben ons op weg geholpen en waren altijd beschikbaar als vraagbaak. Voor het komende jaar willen we onze kennis verder verdiepen en tegelijk het plezier behouden dat we hebben in het werk.”
Kennis uitbreiden
Eugène werkt al langer als functioneel beheerder met OSIRIS. “Ik ben begonnen als generalist, maar ben me nu steeds meer aan het verdiepen in OSIRIS Zaak. De grootste uitdaging is om niet alleen bezig te zijn met het aanpassen van Zaak door, bijvoorbeeld, veranderende juridische vereisten en wensen van gebruikers. Ik wil meer weten over de mogelijkheden die Zaak allemaal biedt en vervolgens processen standaardiseren om proactiever te kunnen werken.”
Waardevol contact
“Het contact met CACI is goed”, besluit Annemiek. “Daarnaast wordt er door contractmanagement periodiek overleg ingepland, waarbij we met het team, de scrummaster en de product owner de samenwerking inhoudelijk en contractueel bespreken.” Eugène en Florentine vullen aan: “Wekelijks hebben we op dinsdag het OOG-overleg, dat we als heel waardevol ervaren. De verslaglegging van deze overleggen is tegelijkertijd een handig naslagwerk. Het enige verbeterpunt dat we nu zo 1-2-3 kunnen verzinnen, is de zoekfunctie in de documentatie: Dat kan gebruiksvriendelijker. We weten dat CACI ermee bezig is en ook zij kunnen niet alles tegelijk.”